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對(duì)于教師來說每次考試后整理學(xué)生成績都不是一件輕松的事情。通常收回的學(xué)生試卷并不可能按已有成績表中的順序排列，因此每次用Excel輸入成績前都得先把試卷按記錄表中的順序進(jìn)行整理排列，之后才能順次輸入，這自然是很麻煩的。實(shí)際上最快速的錄入方法應(yīng)該是按試卷的順序在Excel中逐個(gè)輸入學(xué)號(hào)和分?jǐn)?shù)，由電腦按學(xué)號(hào)把成績填入成績表相應(yīng)學(xué)生的記錄行中。在Excel中實(shí)現(xiàn)這個(gè)要求并不難。
首先我們得有一張Excel成績記錄表，然后在成績記錄表側(cè)增加四列(J：N)，并輸入列標(biāo)題。
1.表格設(shè)置
選中Excel表格的J1，單擊菜單“數(shù)據(jù)/有效性”，在“設(shè)置”選項(xiàng)卡中單擊“允許”的下拉列表選擇“序列”，在“來源”中輸入=$C$1:$H$1。選中K列右擊選擇“設(shè)置單元格格式”，在“設(shè)置單元格格式”窗口“數(shù)字”選項(xiàng)卡的“分類”中選中“文本”，確定設(shè)置為文本格式。
2.輸入公式
選中J2輸入公式=IF(ISERROR(VLOOKUP(A2，L:M，2，F(xiàn)ALSE))，""，VLOOKUP(A2，L:M，2，F(xiàn)ALSE))，按A2的學(xué)號(hào)在L:M查找并顯示相應(yīng)的分?jǐn)?shù)，如果沒找到出現(xiàn)錯(cuò)誤則顯示為空。
在Excel表格的L2輸入公式=VALUE("2007"&LEFT(K2，3))，提取K2數(shù)據(jù)左起三位數(shù)并在前面加上2007，然后轉(zhuǎn)換成數(shù)值。由于同班學(xué)生學(xué)號(hào)前面部分一般都是相同的，為了加快輸入速度我們不需要全部輸入，只要輸入學(xué)號(hào)的最后三位數(shù)即可，然后L2公式就會(huì)自動(dòng)為提取的數(shù)字加上學(xué)號(hào)前相同的部分“2007”顯示完整學(xué)號(hào)。接著在M2輸入公式=VALUE(MID(K2，4，3))，提取Excel表格的K2數(shù)據(jù)從第4位以后的3個(gè)數(shù)字(即分?jǐn)?shù))并轉(zhuǎn)成數(shù)值。最后選中J2：L2單元格區(qū)域，拖動(dòng)其填充柄向下復(fù)制填充出與學(xué)生記錄相同的行數(shù)。
注：Excel的VALUE函數(shù)用于將提取的文本轉(zhuǎn)成數(shù)值。如果學(xué)號(hào)中有阿拉伯?dāng)?shù)字以外的字符，如2007-001或LS2007001，則學(xué)號(hào)就不再是數(shù)字格式而變成文本格式了，此時(shí)L2的公式就不必再轉(zhuǎn)成數(shù)值了，應(yīng)該改成="2007"&LEFT(K2，3)，否則會(huì)出錯(cuò)。
3.防止重復(fù)
選中Excel表格的K列單擊菜單“格式/條件格式”，在“條件格式”窗口的條件1的下拉列表中選擇“公式”并輸入公式=L1=2007，不進(jìn)行格式設(shè)置。然后單擊“添加”按鈕，添加條件2，設(shè)置公式為=COUNTIF(L:L，L1)>1，單擊后面的“格式”按鈕，在格式窗口的“圖案”選項(xiàng)卡中設(shè)置底紋為紅色，確定完成設(shè)置。
這樣，當(dāng)在Excel表格的L列中出現(xiàn)兩個(gè)相同學(xué)號(hào)時(shí)，就會(huì)變成紅色顯示。按前面的公式設(shè)置，當(dāng)K列為空時(shí)L列將顯示為“2007”，因此前面條件1的當(dāng)L1=2007時(shí)不設(shè)置格式，就是為了避開這個(gè)重復(fù)。
4.錄入成績
需要輸入成績時(shí)，先單擊Excel表格的J1后的下拉按鈕，從下拉列表中選擇要輸入的列標(biāo)題(如：期中)，再選中K1輸入第一個(gè)學(xué)生的學(xué)號(hào)和成績00159，回車，后面的L1、M1就會(huì)顯示學(xué)生的學(xué)號(hào)2007001、分?jǐn)?shù)59，同時(shí)分?jǐn)?shù)會(huì)自動(dòng)填寫到學(xué)號(hào)為2007001行的J列單元格。繼續(xù)輸入第二個(gè)學(xué)生學(xué)號(hào)分?jǐn)?shù)008112，回車，如此重復(fù)即可完成全部學(xué)生的成績錄入。在輸入時(shí)如果學(xué)號(hào)出現(xiàn)重復(fù)，則輸入的單元格和與其重復(fù)的單元格會(huì)同時(shí)以紅色顯示，提醒你輸入可能出錯(cuò)了。 由于Excel表格的學(xué)號(hào)和成績是按試卷順序輸入的，因此可以很方便地查出到底哪一個(gè)輸入值是錯(cuò)誤的。全部輸入完成后，只要選中J列進(jìn)行復(fù)制，再選中保存“期中”成績的E列，右擊選擇“選擇性粘貼”，在彈出的窗口中單擊選中“數(shù)值”選項(xiàng)，確定即可把J列顯示的成績以數(shù)值方式粘貼到E列。
這樣，只要順次在Excel表格中輸入學(xué)號(hào)分?jǐn)?shù)后回車就可以輕松完成成績錄入。至于新增用于輸入的J：M列內(nèi)容，平時(shí)不需要錄入成績時(shí)可選中J：M列右擊選擇“隱藏”將其隱藏起來。等需要時(shí)再拖動(dòng)選中I：N列右擊選擇“取消隱藏”即可恢復(fù)。當(dāng)然你也可以一開始就把這4列的內(nèi)容建立保存在其他Excel工作表中，那就可以完全不影響原表了，不過筆者認(rèn)為還是放在同一表中會(huì)比較直觀。
本文來自辦公軟件學(xué)習(xí)網(wǎng)，原文地址：http://www.officestudy.cn
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